Er zijn aardig wat juridische regels waar je als ondernemer mee te maken krijgt. Zo is ‘Recht voor de ondernemer’ de factuur de eisen die worden gesteld aan wat er op een factuur vermeld moet staan. En een factuur is heel belangrijk, want je wilt natuurlijk wel betaald worden voor al dat harde werken. We gaan er voor nu even vanuit dat de factuur opgesteld wordt om in Nederland te gebruiken. In principe betaal je in Nederland als ondernemer altijd BTW over goederen en diensten, er zijn een paar uitzonderingen. We gaan er niet uitgebreid op in, maar geven wel een aantal links waar je informatie kunt vinden.
Geen BTW
Er zijn gevallen waarin geen btw wordt berekend over goederen en diensten. Voor een aantal branches geldt een vrijstelling van btw, zoals onder andere voor bepaalde financiële diensten, fondsenwervende activiteiten, lezingen. De uitgebreide lijst vindt je op de website van de belastingdienst, altijd handig om even te checken of jouw dienst of product daarin staat. Er zijn nog een aantal, iets minder vaak voorkomende, situaties waarin btw is vrijgesteld (o.a. borg, verkoop ‘vrij op naam’), te vinden hier op de site van de belastingdienst.
Verleggen van de BTW
BTW kan verlegd worden, dat betekent dus dat niet jij de btw betaald, maar de koper/ opdrachtgever. De meest voorkomende zijn onderaanneming en zaken doen in het buitenland, de volledige lijst staat op de site van de belastingdienst. Hoe je dit verleggen precies doet staat beschreven op diezelfde befaamde website. Koop of lever jij diensten of goederen aan het buitenland en twijfel je of je BTW plichtig bent? Daar heeft de belastingdienst een handig hulpmiddel voor.
De factuur
Zo en nu gaan we het eindelijk over ‘Recht voor de ondernemer’ de factuur hebben. Een factuur moet opgesteld worden voor alle diensten en producten die geleverd worden aan andere ondernemers. Voor particulieren is dit meestal niet nodig, er zijn een paar uitzonderingen (voornamelijk groothandels). Je kunt dit nalezen op (alweer) de site van de belastingdienst. Dezelfde belastingdienst die graag ziet dat je een aantal zaken op je factuur vermeld (verplicht dus):
- de naam van je onderneming, jouw persoonsnaam, het vestigingsadres (geen postbus), KvK nummer (deze gegevens moeten overeenkomen met de gegevens uit het Handelsregister van de KvK) en btw nummer (die met NL ervoor);
- van de opdrachtgever/ koper: de naam van de onderneming, persoonsnaam, vestigingsadres (het feitelijke adres, geen postadres);
- de datum waarop u de factuur stuurt, overhandigt, mailt aan de opdrachtgever/ koper;
- een factuurnummer (de belastingdienst heeft graag opeenvolgende nummers, elk factuurnummer mag maar 1x voorkomen);
- een beschrijving van de goederen die je levert en de hoeveelheid;
- een beschrijving van de diensten en de omvang ( taak met tijdsduur/ oppervlakte/hoogte of een combinatie hiervan);
- de datum waarop de diensten of goederen zijn geleverd;
- of de datum van de vooruitbetaling;
- het bedrag dat u vraagt exclusief btw;
- het btw tarief dat van toepassing is;
- het btw bedrag.
Factuur verzenden en bewaren
Nog een tweetal zaken die je moet weten. De factuur moet uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarop je het product of de dienst geleverd hebt verstuurd worden. Je facturen moet je 7 jaar bewaren, je print ze niet uit, maar slaat ze digitaal op. De belastingdienst wil eigenlijk dat je alle correspondentie en documenten die betrekking hebben op je geleverde dienst(en) of product(en) 7 jaar bewaard. Voor radio- en televisieomroepen, elektronische- en telecommunicatiediensten is de bewaartermijn trouwens 10 jaar. Het is daarom verstandig om te zorgen dat je een back-up maakt zodat de gegevens niet verloren kunnen gaan. De Kamer van koophandel heeft een voorbeeld hoe een factuur eruit kan zien.
We zijn eigenlijk best wel nieuwsgierig om te weten of je eruit gekomen bent met het maken van je factuur. Laat je het ons nog even weten? Kom je er niet uit? Vragen stellen mag altijd.
Verder lezen over documenten en informatie die belangrijk is voor jouw onderneming?